什么是视频会议软件?

什么是视频会议软件?

视频会议软件支持音频会议、视频会议和研讨会的在线交流,具有聊天、屏幕共享和录制等内置功能。该软件可以成为企业软件生态系统中非常灵活的工具。视频会议解决方案消除了亲自出席的需要,为所有相关人员的日常安排增加了便利,改善了客户关系,并确保团队之间进行开放和一致的沟通。

这些解决方案可用于内部签到、电话会议、外部会议和演示。许多视频会议工具还提供视频会议本身之外的附加功能,提供支持团队协作的文件共享和即时通信功能。一些视频会议系统提供与营销自动化软件和CRM 软件的集成,以将关键业务数据同步到相关会议中,并允许简化后续通信和联系人帐户的更新。

除了简单的视频通话功能之外,许多视频会议产品还具有支持多方面协作和通信的广泛功能集。这可以包括没有视频的简单音频通话、白板和屏幕共享以及通话录音工具的选项。了解企业在视频会议之外可能需要哪些功能是找到最佳产品的关键。

视频会议软件的共同特点是什么?

以下是视频会议软件中的一些核心功能,使用户能够实时通信和协作:

视频通话:除了面对面的会议,高质量的视频通话是一对一或团队会议的次佳选择。视频通话不仅可以增强协作,还可以帮助团队在无法亲自见面时感受到更多的联系。

音频通话:许多视频会议工具将提供仅通过拨入号码加入的音频参加视频会议的选项。这些呼叫类似于典型的电话呼叫或电话系统,并使用 VoIP 软件。同样,大多数产品都会让参与者选择加入仅音频或视频和音频的电话会议。

录音:具有此功能的产品将允许用户录制视频或音频电话会议,以便日后查看。某些产品甚至会在平台内托管录制的视频,并可选择下载以在组织内部或外部共享。

屏幕共享:此功能允许参与者与网络摄像头源一起共享或代替网络摄像头源共享他们的屏幕。屏幕共享软件是一种出色的协作工具,尤其适用于经常参加在线会议的远程或混合团队。 

文档共享:文档共享功能偶尔会内置在文本聊天功能中,但这并不是硬性规定。一些视频会议软件将提供简单的文档共享,而无需文本聊天。

安排:一些视频会议工具提供了在应用程序中安排会议的能力。其他人将与外部日程安排或日历软件集成。

文本聊天:一些视频会议工具提供实时文本聊天,供参与者与音频一起使用或代替音频使用。这些文字聊天可以记录下来,以后可以参考。一些视频会议产品也允许在视频会议之外进行点对点或点对组即时消息传递。

演示:虽然一些视频会议工具允许通过与外部演示软件集成来托管演示,但其他工具将允许用户在应用程序中构建和演示幻灯片。

字幕和隐藏式字幕:一些视频会议产品提供字幕和隐藏式字幕,这不仅具有包容性,而且可以让全球团队减少围绕语言障碍或文化差异的摩擦。在某些情况下,也可以使用实时转录。但是,支持的语言可能因一种产品而异。

视频会议软件有什么好处?

节省成本:视频会议软件可以成为一种经济上有益的工具,因为它可以为用户节省与长途和国际通话相关的成本。对于企业而言,这意味着无论差旅能力如何,远程员工、潜在潜在客户或外部利益相关者的沟通都不会出现问题。视频会议软件还可以让员工在舒适的办公室参加会议,从而降低差旅成本。这对于希望在没有过高差旅成本的情况下实现增长的小型企业尤其有用。

某些视频会议平台的另一个经济利益是能够利用该软件替代传统的网络研讨会软件。如果公司需要举办网络研讨会或虚拟活动,但不一定需要传统网络研讨会工具的所有功能,那么使用视频会议软件可以节省大量成本。此外,如果一家公司可以通过免费计划与付费计划相较于许多视频会议工具提供免费计划(当然有限制),则节省的成本会大大增加。

最大限度地利用时间和资源:通过使用视频会议软件,同事们可以轻松地进行一对一的快速会议或举行最后一刻的虚拟会议。其他人可以通过屏幕共享、文件共享和使用协作白板来促进团队协作——所有这些都无需离开办公桌或不必要地预订会议室。这可以节省时间并为需要会议室的人腾出空间。 

支持远程和混合团队:除了增强协作外,视频会议还使团队能够在远程工作时协同工作。就此而言,员工不再需要在同一栋办公楼甚至同一个州或国家工作。在大流行后世界正在转向远程和混合团队,视频会议工具对于连接和协作至关重要。此外,这些工具允许公司在特定地点之外寻找潜在客户,从而促进人才招聘。

谁使用视频会议软件?

大多数企业:各种企业和行业,无论规模大小,都可以从视频会议工具中受益。面向客户的企业,例如咨询和咨询公司、律师事务所和其他服务提供商,可以利用这些工具作为减少不必要的旅行和与远近客户合作的一种手段。成长型企业也使用视频会议软件来扩大他们的前景并与员工签到,而不管他们身在何处。即使是中端市场和企业级企业也在日常运营中使用视频会议来与利益相关者和潜在客户建立联系。  

自由职业者:还有许多免费的视频会议选项可供选择,使它们成为对小型企业、自由职业者和其他个体经营者有吸引力的工具。免费版本的视频会议产品通常提供的功能较少,并限制了参与者的数量,使这些计划更适合单个用户或小型团队。

学校:视频会议工具有时内置于在线学习平台或学习管理系统中,作为将教师与学生联系起来的媒介。这些产品更专门用于在线学习环境,通常提供额外的协作工具,例如文件共享、轮询和白板功能,以有效模拟物理学习空间。

视频会议软件的挑战 

视频会议解决方案可能会带来一系列挑战,包括: 

通话质量:视频会议软件最常见的问题之一是通话质量。虽然软件本身可以很强大,但视频或音频本身的质量在很大程度上取决于所涉及用户的互联网速度。确保用户在使用视频会议软件时能够访问可靠的互联网以防止潜在的挫败感至关重要。

安全问题:与用于内部和机密通信的任何软件一样,买家需要评估产品的安全协议。虽然视频会议工具过去一直是安全漏洞的主题,但供应商已采取措施提高会议安全性,例如要求输入密码才能进入会议、实施等候室的使用以及加强管理控制。

如何购买视频会议软件 

视频会议软件的需求收集 (RFI/RFP)

无论公司是刚刚开始探索视频会议软件还是正在寻找更适合其需求的解决方案,G2.com 都可以帮助买家了解市场并帮助他们选择最适合其业务的软件。

决定购买者应该考虑哪种视频会议软件的第一步是评估整个组织的需求。组织是否已经在使用这种软件?如果是这样,什么有效,什么无效?这是该组织第一次使用视频会议软件吗?如果是这种情况,买家需要确定他们计划如何实施该软件以及他们当前的系统是否兼容。需要考虑的一些要点是:

公司规模:买家需要确保他们正在寻找的产品适合组织的规模和需求。购买软件时,确保产品具有适当的可扩展性以适应不断变化的需求非常重要。 

集成:许多公司需要利用可轻松适应现有软件生态系统的适应性解决方案。为确保员工采用并正确使用新产品,确保新工具与公司的设备和应用程序(例如日历、电子邮件软件、CRM 软件和项目管理软件)兼容至关重要。此外,买家必须确认新的会议系统与现有技术兼容,例如会议室系统、移动设备(iOS 和 Android)、PC 和 Mac 等操作系统,以及 Safari 和 Chrome 等常见网络浏览器。这将有助于减少用户在实施新技术时经常面临的任何潜在摩擦。 

比较视频会议软件产品

创建一个长列表

找到完美的视频会议软件的第一步是创建一个适合买方一般需求的初步产品清单。下一步是通过选择买方必须具备或要求的特定功能来缩小列表范围。G2.com 提供有关最佳视频会议软件的信息,允许买家过滤选项和用户评论,以帮助将产品列表缩小到更相关的选择。

创建一个简短的列表

创建一个简短的产品清单是购买过程中的重要一步。虽然筛选各种产品可能令人生畏,但用户可以通过利用 G2 的比较功能获得帮助。此功能将选择产品并将它们并排显示,以便买家可以轻松确定哪个软件勾选了列表中的重要框。

进行演示

一旦买家缩小了产品列表,下一步就是进行演示。演示允许买家更详细地查看产品及其功能。为确保买家从演示中获得最大收益,做好准备非常重要。购买者应准备好业务场景,以充分测试所考虑的每个产品。此外,买家应询问成本、供应商支持以及他们对产品的任何疑虑。充分的准备将使买家在演示完成后更容易比较产品。

视频会议软件的选择

选择一个选择团队

视频会议软件非常实用,在很多企业中都有广泛的应用。考虑到这一点,一个好的起点是从不同部门和资历级别(例如 IT、高层管理人员和员工)中选择三到五名团队成员加入选择团队。选择团队越多样化,公司就越能评估产品满足其需求的程度。

谈判

一旦选择团队缩小了他们的软件选择范围,就该讨论定制选项、定价和供应商所需的支持类型了。解决定价选项总是很重要的,即使它们列在供应商的网站上。许多软件供应商会根据买家希望购买的产品提供折扣和定制定价选项。 

最终决定

一旦买家对产品做出最终决定并准备继续购买,建议他们进行最终演示,询问试运行,并确定如果产品没有通过下一步该怎么做最终满足他们的需求。研究供应商在实施后提供的支持类型也很重要。大多数供应商将提供客户支持服务,例如视频聊天,以确保易用性和愉快的客户体验。这些步骤可以为买家在做出最终决定时提供额外的安全感和信心。

视频会议软件趋势

专注于安全和隐私

由于远程工作和混合团队变得越来越普遍,公司将开始永久依赖视频会议软件进行日常通信。因此,隐私和安全对企业来说变得越来越重要。在 2020 年出现一些众所周知的安全问题之后,例如臭名昭​​著的FBI 警告黑客和劫持在线会议,软件供应商将继续实施更改,以确保客户免受外部威胁。端到端加密、密码和多因素身份验证等功能在各种视频会议工具中变得越来越普遍。 

增强的用户体验

供应商正在利用先进的人工智能 (AI) 和机器学习来增强音频和视频的功能和质量,这对于每天依赖这些工具的许多人在家工作来说至关重要。例如,自然语言处理是人工智能的一个子集,可以自动检测不需要的声音,为那些没有处于静音状态的人降低背景噪音并增强说话者的声音。在视觉上,计算机视觉用于模糊用户的背景或添加虚拟背景、调整颜色和照明,甚至修饰用户的外观。这些高级功能将高清视频会议解决方案提升到一个新的水平。

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