6合宝典带您了解什么是 UCaaS 平台?

6合宝典带您了解什么是 UCaaS 平台?

UCaaS 是一种软件即服务 (SaaS),它在一个平台上提供多个通信渠道。UCaaS 平台提供强大的通信渠道和功能,旨在提高内部和外部通信的效率和生产力。UCaaS 平台包括即时消息、VoIP 、软电话(用于在线拨打电话的软件)、CRM、SMS 和视频会议等功能以及许多其他精选的协作工具,如屏幕共享、白板 , 和文件共享。UCaaS 工具也值得注意,因为该平台提供的功能可在多种设备上使用。如果有服务提供,用户可以轻松访问从台式机、笔记本电脑、移动设备和专有硬件提供的通信工具。

一段时间以来,企业一直在利用统一通信 (UC) 系统,但较旧的解决方案需要大量的硬件设置和维护。维护这些本地解决方案所需的 IT 支持成本高昂且需要人力。UCaaS 通过提供买家在方便地托管在云中的服务中寻找的所有功能,将统一通信系统带入未来。基于云的解决方案附带的即用即付模式降低了统一通信的成本,这使得它们更广泛地适用于非企业公司。

UCaaS 代表什么?

UCaaS 代表统一通信即服务。

存在哪些类型的 UCaaS 平台?

在寻找 UCaaS 产品时,买家可以做出两个主要区别——内部使用与外部使用以及可定制性。虽然一些 UCaaS 系统可用于内部和外部通信,但许多系统特定于内部或外部用例。此外,如果所讨论的 UCaaS 是按订单构建的单租户系统(每个用户一个平台)还是开箱即用的多租户系统(多个用户共享一个平台),则确定可定制性.

内部使用:支持内部通信的 UCaaS 产品在买家期望的 VoIP 和视频会议功能之上提供团队协作工具,如白板和即时消息。面向内部的 UCaaS 产品提供与内容管理解决方案的集成,以简化文件共享和存储需求。许多 UCaaS 解决方案可通过移动应用程序获得,这使其成为团队的便捷选择。

对外使用:对外使用的UCaaS作为呼叫中心基础设施的骨干。呼叫中心代表在与客户互动时将有多种沟通渠道可供利用,符合此用例的 UCaaS 系统将提供与帮助台软件的集成,以协助处理票务和获取客户信息。

单租户系统:单租户系统是由 UCaaS 服务提供商为特定客户构建的。公司可以从他们的 UCaaS 中挑选他们需要的功能和集成,确保他们只为他们需要的功能付费。对于有特定需求的公司来说,单租户系统是一个很好的选择,比如特定的 API 或针对小型企业的不太广泛的产品。单租户系统可能非常昂贵。UCaaS 提供商可能会收取额外费用来开发具有企业所需所有功能的工具。如果企业想要企业级定制产品,他们可以期望相应地反映该功能的价格标签。

多租户系统:多租户系统是通用的、开箱即用的 UCaaS 产品,供多个组织使用。这些产品按原样提供,针对企业的定制选项相对较少。寻找可以简单部署和维护的 UCaaS 系统的企业如果不需要任何特定的集成或 API,则可以通过选择多租户系统来节省资金。

UCaaS平台的共同特点是什么?

UCaaS 产品是加载到一个产品中的一组通信渠道,因此典型 UCaaS 产品的功能通常看起来像一个单点解决方案列表。UCaaS 产品在它们提供的渠道和它们提供的其他协作工具方面可能有所不同。下面列出了 UCaaS 解决方案提供的许多流行功能,但此列表绝不是详尽无遗的。

即时消息:UCaaS 的基本功能之一是 1:1 和群组即时消息。用户可以直接相互发送消息,也可以向群组发送消息,促进实时业务沟通和协作。

VoIP 会议:UCaaS 产品中的音频会议是通过互联网协议语音 (VoIP) 提供的。用户可以通过其他设备访问基于 VoIP 的电话系统或音频会议。

视频会议:UCaaS 的另一个稳定功能是基于视频的会议。视频源的音频组件通过 VoIP 电话托管。视频会议通常具有通话录音功能,允许用户保存视频并与他人共享。

屏幕共享:任何提供视频会议的 UCaaS 也将提供屏幕共享。用户可以轻松共享其屏幕或特定程序的实时供稿,这使其成为协作用户体验的一项重要功能。

文件共享:用户可以使用 UCaaS 平台共享文件。一些 UCaaS 产品将通过直接与内容管理系统集成来简化文档和内容共享。

白板:非常强调内部协作的 UCaaS 产品通常在平台内原生提供协作白板软件。团队可以在面对面会议或网络会议期间使用白板,这有助于简化工作流程。

呼叫路由:自动助理自动路由整个企业的呼叫。这种类型的工作流自动化对于需要扩展 PBX 电话系统的公司特别有用。

语音邮件到电子邮件:UCaaS 的一个好处是平台提供的通信渠道的统一性。由于电话呼叫是通过 VoIP 托管的,因此用户可以通过电子邮件接收语音邮件。

语音邮件转录:一些 UCaaS 解决方案可以将语音邮件转录为基于文本的消息,与音频文件相比,这些消息更易于存储和跟踪。

UCaaS 平台的优势是什么?

企业通常会为他们想要涵盖的每个沟通渠道找到单点解决方案。这意味着一种产品用于 VoIP 电话服务,另一种用于商业消息传递,另一种用于视频会议。这也不包括团队与这些渠道结合使用的所有其他生产力和协作工具。UCaaS 解决方案将所有这些通信渠道和生产力工具捆绑到一个产品中,从而提供多种优势。

节省:当企业使用单点解决方案覆盖其所有通信渠道时,许可证和每月付款的成本就会增加,尤其是对于中小型企业而言。UCaaS 解决方案可以将所有内部和外部通信渠道捆绑到一个平台中,供企业付费。虽然 UCaaS 产品的初始价格可能会很高,但在几个月或几年内为多个不同的解决方案付费时,成本可能相同或更高。此外,UCaaS 客户可以选择一个选项,允许他们只为他们想要的渠道和功能付费,或者选择一个缩小的、开箱即用的解决方案来节省资金。

提高效率:单点解决方案通信软件的一个问题是不能保证它们会集成。通过即时消息进行的对话可能比视频源更好。如果一个团队只有点解决方案可供选择,他们将不得不转移到另一个应用程序才能继续,这可能是也可能不是一个容易的过渡。更糟糕的是,谈话可能会被完全推迟。这对于销售或服务台代表在一个渠道中与需要在另一个渠道中继续的客户或客户交谈尤其必要。当团队使用 UCaaS 时,他们可以在不离开应用程序本身的情况下在不同的通信工具之间移动,简化对话并确保用户可以在需要时访问他们需要的频道。

增强协作潜力:虽然企业可以选择使用单点解决方案进行通信和协作,但这些解决方案可能无法集成。否则,如果用户需要在电话会议或协作会话期间使用多个解决方案,则可能会出现问题。例如,远程团队可以从 UCaaS 平台中受益匪浅,因为它允许用户举行视频电话会议,同时实时白板或共享内容。同时使用协作工具和会议解决方案的能力支持富有成效的头脑风暴会议和有意义的对话。

谁在使用 UCaaS 平台?

UCaaS 的美妙之处在于它对任何行业都有帮助。每个企业都需要进行有意义的沟通和协作。虽然中端市场和企业级别的大型企业可以说从全面的通信覆盖中受益更多,但小型企业仍然可以从 UCaaS 提供的广泛协作工具中受益。然而,UCaaS 系统的潜在高昂价格往往使其成为中型市场和企业组织的更好选择,小型企业可以通过更便宜的单点解决方案轻松满足其协作和通信需求。

UCaaS平台相关软件

可以与UCaaS平台一起使用的相关解决方案包括:

云通信平台云通信平台可以与 UCaaS 大量重叠,因为两者都提供了支持企业统一通信的基础设施。然而,UCaaS 平台是完全构建的工具,可能带有集成,而云通信平台更接近于允许企业通过 API 将其软件连接到通信渠道的开发工具。但最终结果是一样的,公司拥有的是一个统一的通信平台,可以连接到他们当前使用的工具。

联络中心即服务 (CCaaS):CCaaS 解决方案最好被认为是专门针对呼叫中心的 UCaaS 解决方案。两种类型的基础设施是相同的。两者都提供统一的基于云的通信和许多其他内部协作工具。但是,由于 CCaaS 解决方案专门用于呼叫中心,因此它们附带了许多对呼叫中心代表有帮助的其他功能和工具。这包括语音分析以及与客户数据平台 (CDP)和其他客户数据存储库的集成等功能。

UCaaS 平台的挑战 

采用:公司在将其商务电话系统切换到 UCaaS 平台时将面临的最大挑战之一是员工的犹豫或抵制。更改任何业务系统都可能很困难或令人生畏,尤其是在学习曲线很长的情况下。为了顺利过渡,重要的是为员工提供他们在开始导航新平台时可能需要的任何额外支持。除了与提供无限帮助台支持的供应商合作之外,制定可靠的部署计划可以在此过渡期间发挥重要作用。 

互操作性:过渡到 UCaaS 平台的另一个潜在挑战是缺乏与公司现有技术的集成。有时可能需要或建议进行硬件升级以充分利用 UCaaS 软件功能。 

如何购买 UCaaS 平台

UCaaS 平台的需求收集 (RFI/RFP)

无论公司是刚刚开始探索 UCaaS 软件还是正在寻找更适合其需求的解决方案,g2.com 都可以帮助买家了解市场并帮助他们选择最适合其业务的软件。

决定购买者应该查看哪种 UCaaS 软件的第一步是评估整个组织的需求。组织是否已经在使用这种软件?如果是这样,什么有效,什么无效?这是该组织第一次使用 UCaaS 软件吗?如果是这种情况,买家需要确定他们计划如何实施该软件以及他们当前的系统是否兼容。需要考虑的一些要点是:

公司规模:买家需要确保他们正在寻找的产品适合组织的规模和需求。购买软件时,确保产品具有适当的可扩展性以适应不断变化的需求非常重要。

互操作性:如前所述,评估组织当前的硬件和软件设置至关重要,因为有时当前的遗留系统与更新的技术不兼容。事先评估这一点很重要,这样买家就知道要在产品中寻找什么,并准备好在现有系统需要升级时继续前进。

比较 UCaaS 产品

创建一个长列表

找到完美软件的第一步是创建一个初步的产品清单,以满足买方的一般需求。下一步是通过选择买方必须具备或要求的特定功能来缩小列表范围。G2.com 提供有关最佳 UCaaS 软件的信息,允许买家过滤选项和用户评论,以帮助将产品列表缩小到更相关的选择。

创建一个简短的列表

创建一个简短的产品清单是购买过程中的重要一步。虽然筛选各种产品可能令人生畏,但用户可以通过利用 G2 的比较功能获得帮助。此功能将选择产品并将它们并排显示,以便买家可以轻松确定哪个软件勾选了列表中的重要框。 

进行演示

一旦买家缩小了产品列表,下一步就是进行演示。演示允许买家更详细地查看产品及其功能。为确保买家从演示中获得最大收益,做好准备非常重要。购买者应准备好业务场景,以充分测试所考虑的每个产品。此外,买家应询问成本、供应商支持以及他们对产品的任何疑虑。充分的准备将使买家在演示完成后更容易比较产品。

UCaaS平台的选择

选择一个选择团队

UCaaS软件非常实用,在很多业务中得到广泛应用。考虑到这一点,一个好的起点是从不同部门和资历级别(例如 IT、管理、销售等)中选择三到五名团队成员作为选择团队的一部分。选择团队越多样化,公司就越能评估产品满足其需求的程度。 

谈判

一旦选择团队缩小了他们的软件选择范围,就该讨论定制选项、定价和供应商所需的支持类型了。解决定价选项总是很重要的,即使它们列在供应商的网站上。许多软件供应商会根据买家希望购买的产品提供折扣和定制定价选项。 

最终决定

一旦买家对产品做出最终决定并准备好继续购买,建议买家进行最终演示,询问试运行,并确定如果产品没有,下一步该怎么做”最终满足他们的需求。研究供应商在实施后提供的支持类型也很重要。大多数供应商将提供客户支持服务,以确保愉快的客户体验。这些步骤可以为买家在做出最终决定时提供额外的安全感和信心。

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