最佳团队协作软件

最佳团队协作软件

公司使用团队协作软件在个人、特定群体甚至整个组织之间进行私下通信。这包括消息传递、视频聊天和文件共享。

什么是团队协作软件?

团队协作软件旨在通过提供一个方便、非正式的空间来促进团队成员之间的交流,以直接相互发送消息、作为一个小组交谈并共享相关内容。团队协作工具旨在成为用户快速解决问题、检查任务以及访问共享知识和文件的首选工具。

团队协作软件多种多样,解决方案从一系列特性和功能中精挑细选。但是,所有这些都具有为团队提供自由形式的工作空间来进行交流和协作的能力。解决方案旨在尽可能用户友好和直观,以确保高采用率。

团队协作软件通常与项目管理软件或任务管理软件一起实施。与上述系统的集成为要讨论和完成的项目和任务提供了无缝管道。但是,许多团队协作解决方案本身也可以归类为项目管理或任务管理工具,具体取决于它们提供的功能。其中一些重叠功能包括任务创建、签入功能和工作流。

为什么要使用团队协作软件?

连接整个公司听起来像是一项极其繁重和昂贵的工作。然而,团队协作工具提供了精确的解决方案,并具有实施成本低的额外好处。团队协作工具通过提供个人和团队级别的沟通渠道,使企业能够从上到下连接整个团队。对于拥有多个办公室或远程员工的团队,团队协作软件还可以确保每个人都参与、参与和联系。

对于较小的查询或更新,发送电子邮件可能是不必要的。团队协作软件为员工之间的对话提供了一个不太正式(且反应更灵敏)的空间。许多团队协作工具还提供了相应的移动应用程序,使员工能够在旅途中或不离开以工作为导向的渠道的情况下快速沟通。

团队协作软件允许用户直接在文档或内容中进行交流,而无需求助于较慢的交流方法,例如电子邮件,从而消除了许多会降低生产力的来回交流。这加快了响应时间,从而加快了整个工作流程。

公司通过团队协作软件节省物理和虚拟空间。由于内容包含在共享云中,用户无需将文档存储在庞大的文件柜或个人计算机上。用户可以设置文件夹结构以确保所有内容都有其位置。

谁在使用团队协作软件?

各种规模的团队和公司都发现团队协作工具很有用。团队协作软件的存在是为了帮助任何规模的贡献者共同努力以实现共同的目标。它提供了一个通常基于云的平台,用户可以随时在任何支持互联网的位置访问该平台,以将他们的声音包含在对话中。

该软件已被拥有不同人口统计数据的公司和团队使用。在某些情况下,它为分布在全球各地的 30,000 名员工的团队提供服务。在其他情况下,它由作为自由设计师一起工作的夫妻团队使用。

国际团队通过在全球范围内跟上任务的速度,从该软件中受益。基于云的设计意味着任何被允许编辑或查看文件的人都可以从任何位置进行编辑或查看,只要他们可以访问互联网并安全登录。文件存储在一个集中的存储库中,而不是混乱地分散在各个服务器中。

团队协作软件功能

消息——团队协作工具几乎总是以即时消息系统为特色。这些工具促进了一对一的实时沟通,并为团队协作创建了特定于团队的空间。

文件共享——共享文件的能力通常内置于团队协作工具的消息传递组件中。大多数解决方案将与业务内容管理系统集成以自动存储文件。

搜索 –团队协作软件可以存档文件、项目或对话,以便协作者可以在以后返回它们。它们还具有直观的搜索功能,因此用户可以快速找到他们正在寻找的内容。

文档协作——文档协作工具允许用户与他人实时创建和编辑文档。这些文档可以存储在应用程序中,也可以使用另一个集成的内容管理系统存放在外部。

集成——团队协作软件通常提供重要的集成功能,允许用户连接他们的内容管理系统、CRM 软件,甚至其他协作工具。

VoIP 和视频会议——一些团队协作软件解决方案将提供 VoIP 或视频会议,或者将与其他提供商集成,使用户能够在不离开应用程序的情况下无缝更改通信方式。

任务管理——任务管理功能使用户能够创建任务并按状态、优先级和部门组织它们。这可以包括看板、甘特图和工作流程。

版本控制 –版本控制可确保协作者始终使用文件的最新更新版本。它还允许用户返回查看先前的草稿,而无需转换回该版本。团队协作软件可帮助用户跟踪编辑和更改并跟上任务的整体发展。

日历 –许多团队协作解决方案将提供个人和团队日历,这些日历会自动填充在应用程序中创建的任务和项目。日历还可以与外部电子邮件解决方案以及项目管理和任务管理软件集成。

与团队协作软件相关的趋势

团队协作工具是目前企业中最受欢迎的工具之一。人们很难找到一个不使用内部消息传递应用程序或签到工具的成功工作场所。项目管理和任务管理产品现在采用团队协作工具的许多功能或与流行的现有工具集成。将来,如果通常由团队协作产品托管的功能在项目管理软件中成为预期,我们可能会看到类别合并。

团队协作软件的潜在问题

团队协作空间千差万别,从表面上看,这可能会使苹果与苹果之间的比较变得困难。许多产品和公司从多个方向进入这个空间,让这个空间变得模糊不清,没有严格、具体的定义。虽然许多工具将自己标记为团队协作解决方案,但该空间可能需要分成更明确的类别,以便更轻松地比较产品。

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